国家体委公文处理办法

    （国家体委1994年9月23日发布）

第一章 总 则

　　第一条 为提高公文质量和工作效率，使国家体委公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，制定本办法。
　　第二条 国家体委的公文（包括电报。下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
　　第三条 办公厅是国家体委公文处理工作的管理部门。主管机关并负责指导直属单位、体育社会团体的公文处理工作。各厅、司、局的秘书和直属单位的办公室，负责本单位的公文处理工作。
　　第四条 办公厅的主任办公室、秘书一处、档案处是国家体委公文处理工作的办事机构，具体负责公文的上报下发、立卷归档等管理工作。
　　第五条 国家体委的各级领导干部和工作人员，应当经常深入实际、调查研究，养成实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。
　　文秘人员应当具备较高的文化素养和有关专业知识，忠于职守；廉洁正派。
　　第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
　　第七条 公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则。
　　第八条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第二章　公文种类
　　
　　第九条　国家体委的公文种类有：
　　（一）令
　　适用于发布行政法规和重要规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
　　（二）决定
　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
　　（三）指示
　　适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
　　（四）公告
　　适用于向国内外宣布重要事项，在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　（五）通知
　　适用于发布规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
　　（六）通报
　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
　　（七）报告
　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
　　（八）请示
　　适用于向上级机关请求指示、批准。
　　（九）批复"适用于答复下级机关请示事项。
　　（十）函
　　适用于机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
　　（十一）会议纪要
　　适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

　　第十条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
　　（一）发文机关应当写全称或者规范化简称。联合行文，主办机关应当排列在前。
　　（二）秘密公文应当分别标明"绝密"、"机密"、"秘密"。密级的划分标准按《体育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定）执行；保密标识为“★”，“★”前标密级，“★”后标保密期限，在文件首页左上角醒目位置印刷；绝密、机密公文应当标明份数序号。
　　不属秘密文件，内容又不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。
　　（三）紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
　　（四）发文以厅，司、局为单位统一编发文字号。发文字号包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。
　　（五）上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
　　（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中一般不用书名号和标点符号。
　　以令发布的行政法规、规章的标题不标明发布机关；以通知发布的规章的标题中，规章名称应当加书名号。
　　（七）主送机关，是指报告、请示的领导机关或者要求执行的机关；协助执行或者需要知道公文内容的机关为抄送机关。
　　（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前，注明附件序号和名称。
　　（九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主报机关加盖印章。但在首页要注明会签单位的签发人姓名。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
　　以令发布的行政法规、规章应当加盖主任名章。
　　（十）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。
　　（十一）文件应当按照《国家体委公文主题词表》标注主题词。
　　（十二）文字从左至右横写、横排；正文用3号仿宋体字。
　　第十一条 公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）；左侧装订。

第四章 行文规则

　　第十二条 行文
　　（一）向国务院的请示、报告和向省、自治区、直辖市体委下发的决定、重要通知、通报等以国家体委名义行文。
　　（二）发布重要行政法规、规章以主任令行文。
　　（三）国家体委在自己的职权和业务范围内，可与国务院各部委互相行文；也可以根据授权和职权规定，向平级或者下级人民政府行文。
　　（四）凡属既定方针、政策内的具体规定、通知和日常行政事务等，用办公厅名义行文。
　　（五）各司、局和直属单位、体育社会团体不得直接向国务院、有关部委和省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府及体委行文；可与有关部委和省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府及体委内相应的业务单位进行具体业务工作的商洽或者答复有关业务问题。
　　（六）与我驻外国使馆进行一般业务、事务性的联系，应当用对外联络司的名义行文。同境外对口协会、联合会联系业务。同国内群众体育组织商洽或者答复有关业务问题，应当以社会团体名义行文。
　　（七）人事司就确定出国人员名单及政审问题和运动员、教练员的调动问题，可与省、自治区、直辖市、计划单列市体委直接行文。
　　（八）各司、局就业务问题可与直属单位直接行文。
　　（九）对省、自治区、直辖市、计划单列市体委的重要行文，应当视文件内容，分别抄送有关厅、司、局和省、自治区。直辖市、计划单列市人民政府。
　　（十）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
　　第十三条 国家体委、办公厅可与同级政府、政府部门、党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文；各司、局可以就业务工作与同级政府部门、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文；行使行政职能的事业单位可以就业务工作与同级业务部门联合行文。
　　联合行文应当确有必要，单位不宜过多。、
　　第十四条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
　　第十五条“报告”中不得夹带请示事项。
　　第十六条 经批准在《中国体育报》上全文发布的体育行政法规、规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。但发文单位必须印制少量文本，送政策法规司上报备案及供有关部门存档备查。

第五章 公文办理

　　第十七条 公文办理分收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、把关、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
　　第十八条 收文
　　（一）送国家体委、国家体委办公厅的文件、电报、信函，由办公厅秘书一处登记、分发、催办。
　　（二）送国家体委的机要文件、电报，由主任办公室机要室登记、分发、催办、归档。
　　（三）送体委领导同志的文件由主任办公室办理。领导同志亲收件交本人收拆（授权他人代拆者除外）。
　　（四）送各厅、司、局、直属单位的文件、电报，由各厅、司、局的秘书和直属单位的办公室登记、分发、催办。
　　（五）境外寄送给我政府体育部门和全国各体育社会团体的函电，由对外联络司或者行使行政职能的事业单位收拆。
　　（六）收文登记包括收文日期、来文机关、编号、标题、附件、份数、签收，特急文电应当注明交接时间。
　　第十九条 分发、承办。
　　（一）公文分办件、阅件，文书处理人员应当及时、准确地进行处理。
　　（二）需要办时理的公文，办公厅秘书一处根据国家体委各厅、司、局和行使行政职能的事业单位的职责范围和文件内容、性质及时提出分办意见，分送业务主管部门办理；重要公文需先送办公厅领导阅批后再送有关业务部门办理；需要几个单位共同办理的公文，应当指定主办单位。紧急公文，应当提出办理时限。
　　（三）各厅、司、局的秘书和行使行政职能的事业单位的办公室收到需要办理的公文应当送业务主管处，由分管该项工作的人员负责办理。
　　（四）承办人对需要办理的公文应当尽速办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位力理的，应当迅速退回交办部门并说明理由。
　　（五）各省、自治区、直辖市、计划单列市体委需要审批答复的公文，应当在15天内办理完毕；直属单位需要审批答复的公文，应当在15天内办理完毕。对需要审批的紧急公文应当随到随办，文件有规定办理期限的，应当按期限办理完毕，如不能办理完毕，须向主管领导人报告，必要时应当向对方说明情况。
　　（六）公文办理完毕，承办部门应当及时向办公厅报告办理结果。＿
　　第二十条 需要办理的公文，办公厅秘书一处负责催办、查办。做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办。＿一般公文定期催办、查办。办公厅按季度、年度检查、通报办文情况。
　　第二十一条 草拟公文应当做到：
　　（一）要符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
　　（二）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
　　（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。时间应当写具体的年、月、日。
　　（四）结构层次序数，第一层为“一、”（法规、规章为第一条），第二层为“（一）”"，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
　　（五）必须使用国家法定计量单位。
　　（六）用词、用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
　　第二十二条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
　　第二十三条 草拟、修改和签批公文，用笔、用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
　　第二十四条 全体工作人员应当逐步改善办公手段，运用电子计算机起草公文。用电子计算机起草的公文用纸、公文格式、审批程序等均按本办法的规定执行。用电子计算机起草秘密文件，不得将其存人硬盘，必须存入专用软盘，其软盘按秘密文件保存，销毁时采用格式化办法，不得用删除办法。
　　第二十五条 公文用纸
　　（一）以国家体委、办公厅名义起草上报下发的文件，文稿首页用“国家体委发文稿纸”。
　　（二）国家体委与有关单位联合上报下发的文件。文稿首页用“国家体委会签文件拟稿纸”。
　　（三）各厅、司、局向委领导请示、报告工作，厅、司、局之间商洽工作，处、室向厅、司、局请示、报告工作，首页用“国家体委内部请示、报告用纸”。
　　直属单位向国家体委请示、报告工作，首页用印有本单位名称的版头文件纸。
　　（四）在需要办理的公文首页前附“国家体委公文处理专用纸”，以便承办人和有关领导同志签注意见，不得在公文上随处签注意见或附纸条。
　　（五）工作人员接到外单位或个人的电话、接待外单位或个人面洽公务，电话和面洽内容需要国家体委办理或知道的事项，用“电话或面洽公务记录单”记录。
　　（六）首页以后用公文稿纸。
　　（七）答复人民群众来信用“中华人民共和国国家体育运动委员会”便函纸。
　　（八）拍发电报应当根据电报内容选用专用的电报用纸。
　　（九）国家体委、办公厅和各司、局及直属单位外发公文首页用印有“国家体委文件”、“中华人民共和国国家体育运动委员会”或者本单位名称的版头文件纸印制。
　　第二十六条 核稿
　　（一）送委领导签发的文件由司长或副司长核稿；送司长签发的文件由处长或副处长核稿。
　　（二）各级领导人将公文送上级领导人签发前应当认真核稿，在核稿栏中明确签署意见，并写上姓名和核稿时间。重要文件，领导同志要亲自拟稿。
　　第二十七条 签发
　　（一）各级领导应当认真审批公文。主批人应当在签发栏中明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它审批人圈阅，应当视为同意。
　　（二）国家体委向党中央、国务院的请示、报告，提请国务院审定发布体育法规，向同级部委和省、自治区、直辖市体委及体育系统印发的重要公文，由委领导签发；重要的或者涉及面广的必须由主任或者主持日常工作的副主任签发；有的公文经授权可以由体委专职委员、办公厅主任签发。
　　（三）国家体委发出的以下公文，体委主任、副主任授权办公厅主任、业务司司长和行使行政职能的事业单位的主任在各自的业务范围内签发（主任、司长不在时由副主任、副司长签发）。
　　1、根据已经批准的外事活动计划起草的接待一般性体育团队和外宾的通知；同意省、自治区；直辖市体育团队出访的文件；已经体委领导原则批示，有章可循的外事文件；通知我外使馆办理签证的有关文件；
　　2、批准国际级运动健将、运动健将。国家级裁判员、荣誉裁判员称号的文件；
　　3、审批发布全国体育运动最高纪录，公布世界纪录的文件；
　　4、办理批准零星基建项目、经委领导批准的五年和年度升划内基建方面的文件；申请经费和外汇的文件；上报及批复直属单位财务预决算；报送体育事业中长期规划和年度计划及各种统计报表；下达经委领导批准的体育场地维修和高水平后备力量专款及其他经费；申报进口物品免税；提取外国体育组织赠送的体育器材、运动服装、办公用品、体育影视资料、宣传品等；
　　5、按有关规定，办理处级及处级以上干部的离退休、享受司处级待遇、工资升级的文件；
　　6、已经委领导批准和委办公会议通过的事项需要以国家体委名义行文，可以不必再经体委领导审阅的文件，向有关部委行文必须盖国家体委印章而不必经体委正、副主任签发的文件。
　　（四）以办公厅名义行文，办公厅起草的，由办公厅主任或副主任签发；各司、局起草的，由司长、局长或副司长、副局长签发；行使单项运动行政职能的事业单位起草的、属单项运动行政职能范围内的事项，由该单位主任或副主任签发，重要事项须经办公厅主任或者有关部门核发。
　　（五）直属单位以国家体委、办公厅名义行文，应当将代拟文稿连同有关文件一并报国家体委审批。
　　（六）以司、局、直属单位名义发出的函件，由司长、局长、直属单位正职或副司长、副局长、直属单位副职签发。
　　（七）已经领导签发的文件，内容如需改动，须经原签发人再行审阅。
　　（八）不得擅自以领导同志名义或者以领导同志口气写批示，不得仿照领导同志笔迹代“签字”。如领导同志有口头交代，经办人员应当在公文上注明。
　　（九）上级机关的秘密公文。除绝密或者注明不准翻印的以外，经办公厅主任批准可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
　　第二十八条 把关。
　　（一）主任办公室负责上报党中央、国务院和各厅、司、局报体委领导的文件的审核把关工作；办公厅秘书一处负责下发文件的审核把关工作；各厅、司、局的秘书和直属单位的办公室负责本单位公文的审核把关工作；上呈下发的重要文件，由办公厅主任或副主任审核把关。
　　凡属行政法规、规章，应当先由政策法规司审核把关，经同意或者认可后方能上报审批。
　　（二）把关的重点是：
　　1、是否需要行文；
　　2、是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否符合体育工作的方针、政策及有关规定；
　　3、涉及其他部门或者地区的问题是否已与有关部门、地区协商、会签；
　　4、提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；
　　5、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
　　（三）对不符合公文处理办法各项规定的文稿，各级领导和把关部门应当退回重拟。
　　第二十九条 缮印
　　 （一）文件印制格式：
　　国家体委和各厅、司、局发文，按照上行文、平行文、下行文、联合行文的要求，缮印时应当分别采用不同的文件印制格式。
　　（二）承印：
　　1、需要缮印的文件，应当经过主任办公室或者秘书一处把关，文印室方可承印；
　　2、文件承办人要认真对文件打印清样进行全面校对，无误后方可印制；
　　3、秘密文件的软盘应当专门保存，不得自行复制；
　　4、印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。
　　第三十条 用印
　　（一）监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。
　　（二）印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月。上大下小；负责同志的名章在成文时间上方；不得在文件的空白页上盖章。
　　第三十一条 电报
　　（一）拍发密码电报和明码电报按国家体委《关于密码电报和明码电报使用和管理的具体规定》办理。
　　（二）电报的签发
　　通过外交部发往我驻外使、领馆的电报和送中办机要局的电报，需经委、厅、司、局领导人签发，送机要室发出。通过电传机和邮电部门发往境内、外的电报，按公文签批权限办理。
　　第三十二条 分发
　　（一）国家体委上报的公文由办公厅主任办公室登记后发出，国家体委下发的重要公文由办公厅秘书一处登记后发出，国家体委上报、下发的法律、行政法规、规章由政策法规司法规处登记后发出。其他公文由各单位登记发出。
　　（二）请党和国家领导人出席我委召开的会议及活动的信件、请柬、材料由办公厅主任办公室登记后发出。
　　（三）外发信函要在信封上书写收信单位的邮政编码、地址、名称并注明航空、挂号、印刷品等。秘密文件应当注明秘密等级、缓急程度，绝密文件要在信封封口外加密封条并加盖密封章。
　　第三十三条 递送
　　（一）外发公文统一由秘书一处收发室递送，各单位发送的重要公文，应当交收发室签收。
　　（二）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
　　（三）利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
　　（四）收发室递送公文要分类清点，按照内埠（交换、平信、挂号、专送），外埠（航空、平信、挂号、机要）分别登记。
　　（五）外发邮件必须手续清楚，递送及时、准确、安全。
　　（六）私人信件不得用公用信封和交收发室发送。

第六章 上报的公文办理

　　第三十四条 上报文件除执行本办法的规定外，还应当按以下要求办理：
　　（一）国家体委职权范围内的事项，要认真研究，自行解决。不要把一般性的问题提到国务院。
　　可与有关部门、地区协商解决，或者可由国务院有关综合部门协调解决的问题，不要向国务院请示。
　　可以自行下达的文件，不要报国务院。、。
　　（二）上报的公文，凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
　　（三）须报国务院审批的事项；经国务院批准后，可由国家体委自行发文。文件首页应当注明已报经国务院批准。
　　（四）报请以国务院名义发布体育政策性文件及指示、通知时，应当代国务院拟批语和批复稿，连同审批文件 一并报国务院审批。
　　（五）提请国务院会议讨论的文件，也应当按上述要求和有关规定办理。
　　（六）报请国务院审定的法律、行政法规草案应当附草案说明。
　　（七）上报的文件，由办公厅主任或副主任审核把关，做到内容准确无误，观点明确，条理清楚，文字简洁，一般文件不超过3000字，超过的要写出摘要。
　　（八）不得用党组名义单独向国务院写报告。
　　（九）国家体委上报的简报是《国家体委简报》、《体委外事简报》，其他简报不得上报。
　　第三十五条 向国务院请示、报告的范围
　　（一）报请国务院审定发布的行政法规或者由国务院提请人大常委会议审议发布的体育法律；
　　（二）体育工作的重要方针、政策；
　　（三）国家体委年度工作计划、总结；
　　（四）召开重要会议和举办全国运动会、城市运动会；
　　（五）体育外事计划；承办重大国际体育竞赛；参加洲际、世界综合性运动会；参加重要国际体育会议；
　　（六）按规定由国务院任免干部有关事宜；
　　（七）体委主任、副主任出国访问；
　　（八）体委主任、副主任下基层调研报告；
　　（九）请党和国家领导人出席体委举行的会议、活动，会见体育外宾和体育工作者；
　　（十）体委主任认为需要向国务院请示、报告的事项。

第七章 公文立卷、归档和销毁

　　第三十六条 公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据文书立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷；电报连同文件一起立卷。
　　国家体委领导和各厅、司、局、直属单位、社会团体在工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须立卷（包括照片、录音带、录像带、软盘、宣传品、奖品及印模等非纸质材料），任何个人不得据为己有。
　　第三十七条 公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
　　第三十八条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
　　第三十九条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管存档。
　　第四十条 案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
　　第四十一条 各厅、司、局的秘书和直属单位的办公室负责管理本单位的档案，指导本单位的文书立卷、归档工作。有关公文立卷的具体要求按《国家体委机关文书档案管理办法》办理。。
　　第四十二条 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由机关负责销毁机密文件的部门监销，保证不丢失、不漏销。

第八章 附 则

　　第四十三条 本办法由国家体委办公厅负责解释。
　　第四十四条 本办法自1994年10月1日起施行。1987年2月印发的《国家体委公文处理办法》、1990年4月印发的《国家体委公文处理办法的补充规定》同时废止。